報連相が苦手な人向けの心構え!

日本の皆様こんにちは!

もうお正月気分も抜けましたか?

アメリカは1月2日から通常運転です。学生さんはまだお休みの人もいるみたいだけど、会社員は動き出しているみたいです。

 

 

ところで、新年のあいさつもそうですが、お仕事関係の人への日々の報連相、ちゃんとやってますか?

 

 

ミドリムシは31日にお世話になった先生にメールを出しました。

ええ、もうそれは、すごいプレッシャーを感じつつメールを打ちました。

 

そこで今回は、微生物式!

報連相が苦手な人向けの、誰かに連絡をするマインドセットをまとめたいと思います。

 

 

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報告することを負担に感じるマインドを改善する

ミドリムシは、実はメールを送る行為がどうも苦手なのですよねぇ。

 

先生のことはとても尊敬しているのですが、メールを送るのが怖いのです。

もともと、報告・連絡・相談がとても苦手で、気負いすぎてしまって、先延ばししてしまいます。

 

それに加えて、すごく尊敬している相手だと、尊敬しすぎて何かやらかすのが怖い…と思ってしまいます。

そして頭では連絡したほうがいいとわかっていながら、筆不精になってしまいます。

 

 

でも、やっぱり。

お世話になった人には、ちゃんと報告とかお礼とか、した方がいいと思うのです。

 

 

①報連相を負担に思うときの頭の中を自覚する

 

皆さん、「連絡しなきゃ」と思って、でもなかなかできないときって、どう思っていますか?

 

「連絡しなきゃ…でも嫌だな」

「私なんかが連絡しても良いのかな?」

「相手を不快に思わせたらどうしよう」

「むしろこんなにご無沙汰なのに、今更連絡入れても逆にご迷惑になるのでは?」

「特に成果もないし、そんな状態で連絡しても、意味がないんじゃないかな?」

 

こういうこと、思ってしまいませんか?

 

私もです

友達のように気軽に話せる人を除くと、ほとんどの人に対して上記のように考えてしまい、一歩踏み出すことがとても不安で、重苦しく感じてしまいます。

 

もうこんなに怖いなら、

逃げたほうが楽だと思うし、明日やればいいかなと先延ばししたくなります。

 

 

でも、正直、この重々しい感情をどうにか乗り越えられたら、連絡できるよな気がしませんか?

 

 

しますよね???

 

 

②報連相が苦手という意識を変える考え方

 

じゃあどうすれば、報連相が苦手だと感じる感情を切り替えられるのでしょうか?

ミドリムシは下記の3つのモノの見方をやってみてます。

 

a. タスクとして割り切る

 

一切の感情はわきに置いておきます。そして、これはタスクだと言い聞かせます。

 

 

エクセルへの入力と同じです。

 

書類にハンコ推すのと同じです。

 

車にガソリン入れるのと同じです。

 

毎食後にお皿を洗うのと同じです。

 

入浴後の化粧水と同じです。

 

 

ただの作業=タスクなのです。

 

ただのタスクをこなす時、多少のめんどくささはあれど、そこまで深刻に考えませんよね。

まずは、報連相を「単純なタスク」として認識しましょう。

 

 

 

b. 報連相には大きな成果は必要ない

 

報告メールに、大きな成果を記載する必要はありません。

 

あ、もちろんあれば書いていいですよ!

 

 

でも成果がない場合だってありますよね。

 

あるいは実際には成果があるけれど、自分ではそうでもないと思っていることもあるでしょう。

 

そんなとき、自分を大きく見せようとすると、逆に自分のできていない点が見えてきてしまって、どうしてもメールを書く手が止まってしまいます。

 

大きな成果がなくても、報告は行ってよいのです。

 

 

c. 先方から返事がなくても良い

 

もし報連相しても、相手からのリアクションがなかったら…?

 

悲しい‥?

 

…なんて!思ってませんか?

 

 

そもそも、報告メールは送ったという事実が一番大事です。

 

そしてメール送ったということ=相手が見ているということ思って大丈夫です。

 

自分が送って、それを相手が見ていれば、それだけで十分なのです。

 

 

ですので、相手から返信が来ても来なくても、それはどちらでもいいのです!

 

返事を送るという行動は、相手のタスクです。

 

報連相するあなたは気にしなくていいのです。

 

ですので、返事が来ないかもしれない、なんて心配はそもそも抱かなくていいのです。

 

 

実際に報連相を書く際のポイント

諦めて連絡するしかないのは理解できたとして。

じゃあ、実際どうやって書けばいいのでしょう?

 

①事実だけをさらっと述べる

 

完了したこと・

やったこと

挑戦したことだけ

 

これだけを、サクッと記述すればOKです。

 

やってもやらなくても良い事は、

 

今後の計画を述べること。

 

余力があればやっても良いけれど、あくまでも書ける範囲で書きましょう。

 

また今後の計画など展望を描いたとしても、変更になること前提の心持ちで、「絶対に宣言したからにはやり遂げなきゃ!」なんて思わない方が精神的には健康でいられると思います。

 

気楽に、気楽に。

 

これはただのタスクなのですから。

 

 

②あいさつもサラッと書いておく。

 

季節のあいさつは書いたほうが良いと思いますよ!

 

いや、書きましょう!

 

 

「寒中お見舞い申し上げます」と書かれて、悪い気分になる人は基本的にはいないはずです。

 

 

「お久しぶりです」と言われて、突然怒る人なんていないはずです。

 

 

寒いけど元気にしてますかとか、気遣われて嫌な気持ちになる人はいません。

 

だから、ちょっとだけ相手を思いやった言葉を付け足しましょう。

 

あ、もしあいさつされて怒る人がいるとすれば、それはあなたが送った報連相メール自体が悪いわけではなく、他に色々な原因があるはずです。

 

なので、怖がらず、さらっと書いておきましょう。

 

 

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おわり―報連相苦手なあなたは一人ぼっちじゃない

 

以上、苦手な報連相を気負わずに書く方法です。

この記事で、少しでも報連相を苦手に思う人の気持ちが楽になれば、嬉しです!

では2019年もよい一年でありますように!

 

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